Título del Puesto: Auxiliar Administrativo Comercial y Operativo
Ubicación: Oficina Administrativa / Planta
Tipo de Contrato: Tiempo completo
📌 Requisitos:
✔️
Edad 25 a 35 años
✔️ Mínimo 1 año de experiencia en área contable.
✔️ Currículum actualizado.
✔️ Constancia de Situación Fiscal.
✔️ Comprobante de domicilio.
✔️ CURP.
✔️ Acta de nacimiento.
✔️ Número de Seguro Social (NSS).
✔️ INE vigente.
📍 Ubicación: Prol. Av. San Antonio 418, Minas de Cristo, Álvaro Obregón, 01419, CDMX
Objetivo General del Puesto
Ejecutar la operación administrativa diaria del flujo comercial, asegurando que la información en sistema, documentación, facturación y expedientes estén correctamente capturados, organizados y actualizados, apoyando directamente a la Encargada de Administración Comercial para que esta pueda enfocarse en validación, conciliación y control administrativo estratégico.
Responsabilidades y Funciones Clave
A. Captura Administrativa Comercial
Capturar cotizaciones en sistema conforme a lineamientos establecidos por la Encargada.
Verificar que datos básicos estén completos y correctos (cliente, obra, volumen, clase y precio autorizado).
Actualizar estatus en sistema.
Organizar expediente digital por hoja de servicio.
Reportar a la Encargada cualquier dato faltante o fuera de lineamiento para su validación.
B. Captura y Control Administrativo de Remisiones
Subir remisiones y tickets al ERP.
Capturar volúmenes conforme a documentación entregada.
Detectar errores simples como duplicidades o folios incompletos.
Reportar inconsistencias a la Encargada para su revisión y resolución.
Evitar rezagos en captura diaria.
C. Integración de Expediente para Validación
Integrar expediente base que incluya hoja de servicio, remisiones de concreto y de bombeo, comprobante de pago y cargo por devolución de concreto.
Verificar que la documentación esté completa antes de enviarla a la Encargada para revisión.
Mantener estructura digital organizada por cliente y proyecto (año, mes y día).
D. Apoyo en Facturación
Generar facturas bajo indicación expresa de la Encargada, conforme a lineamientos definidos.
Enviar facturas cuando la Encargada lo indique (ventas, CEOs y coordinador).
Descargar y resguardar XML y PDF para control.
Emitir complementos de pago cuando la Encargada lo indique (para temas de ingresos).
Apoyar en temas de egresos y rastreo de complementos de pago bajo supervisión de la Encargada.
Mantener archivo físico y digital organizado.
E. Seguimiento Administrativo Básico
Actualizar el registro en sistema de estados de cuenta de clientes, bajo instrucción de la Encargada.
Enviar recordatorios administrativos básicos de pago según indicación.
Dar seguimiento a facturas enviadas y reportar el estatus a la Encargada.
Escalar cualquier conflicto, reclamación o situación fuera de lo ordinario a la Encargada.
F. Control Documental
Organizar archivo físico de remisiones.
Clasificar documentos por cliente.
Digitalizar documentación relevante.
Mantener estructura digital ordenada.
Apoyar en auditorías internas cuando se indique.
G. Apoyo en Reportes Administrativos
Actualizar bases para reporte quincenal de ventas.
Preparar base preliminar para cálculo de comisiones.
Apoyar en validación semanal de volúmenes.
Preparar información solicitada por la Encargada.
Preparar el reporte de bombeo del proveedor y entregar la información a la Encargada para que ella realice la conciliación con el estado de cuenta.
Formación Académica
Carrera técnica o licenciatura en Administración, Contabilidad o carrera afín.
Experiencia
1 a 3 años en administración comercial u operativa.
Experiencia en facturación básica.
Deseable experiencia en empresas industriales.
Manejo básico de ERP (Odoo deseable).
Excel básico-intermedio.
Habilidades y Competencias
Orden y disciplina administrativa.
Atención al detalle.
Capacidad de seguimiento constante.
Ejecución confiable.
Manejo de múltiples pendientes.
Comunicación clara.
Objetivos Mensuales
Sistema actualizado sin rezagos.
Órdenes completas antes de validación por la Encargada.
Remisiones capturadas sin duplicidades.
Expedientes organizados al 100% y entregados a la Encargada en tiempo.
Facturación archivada correctamente.
Pendientes administrativos sin acumulación.
Rol dentro de la estructura
El Auxiliar Administrativo Comercial y Operativo pertenece al Departamento de Administración y ejecuta la operación administrativa diaria del flujo comercial-operativo, apoyando directamente a la Encargada de Administración Comercial y Operativa. Su función es mantener orden, captura, seguimiento y respaldo documental bajo los lineamientos y la supervisión de la Encargada, permitiendo que esta se enfoque en análisis, conciliación y control. No toma decisiones comerciales ni financieras; ejecuta bajo instrucción y escala cualquier situación fuera de lo ordinario a la Encargada.